Abwesenheiten — Urlaub, eAU, Sonderurlaub, Freistellung, Genehmigungs-Workflow

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Feinkonzept — Abwesenheiten (Urlaub · eAU · Sonderurlaub · Freistellung)

Kern-Modul. Dieses Feinkonzept regelt alle Nicht-Anwesenheiten: bezahlter Erholungsurlaub (BUrlG), Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU via GKV-Schnittstelle § 109 SGB IV), Sonderurlaub (§ 616 BGB, TV Bau § 6), Bildungsurlaub (Ländergesetze), unbezahlte Freistellung, Mutterschutz/Elternzeit (nur Stamm-Erfassung, keine Lohnabrechnung). Struktur nach Pflichtvorlage ../TEMPLATE.md, alle 18 Sektionen.

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1. Header & Metadaten

feature_id: kern/03-abwesenheiten
title: Abwesenheiten — Urlaub, eAU, Sonderurlaub, Freistellung, Genehmigungs-Workflow
funktionsumfang_ref: §3.3
roadmap_horizont: MVP                 # Urlaub + eAU-Import MVP; Bildungsurlaub V1
plattformen:
  mobile:  vollständig                # Antrag + Status + Familienkalender-View
  web:     vollständig                # Genehmigung, Bulk, Urlaubsplanung
  desktop: aus                        # nichts Desktop-spezifisches
owner_rolle: HR                       # Regeln; Manager genehmigt, MA beantragt
modul_gate_flag: module.kern.abwesenheiten
compliance_flags:
  gobd:    true                       # Urlaubskonten append-only, Genehmigungshistorie
  arbzg:   true                       # Urlaub reduziert Soll, eAU = 0 Ist
  vob:     false
  dsgvo:   true                       # Gesundheitsdaten Art. 9 — besondere Kategorie
  bfsg:    true
  betrvg:  true                       # §87(1)5 Urlaubsgrundsätze, §87(1)1 Ordnung
  stvg:    false
  weitere: [BUrlG, EntgFG §3, §5, SGB V §109 (eAU), TV Bau §6, MuSchG (Stamm), BEEG (Stamm), JArbSchG §19]
referenzkunde:
  status: TBD
  name:   "zu klären mit Sales — Kandidaten-Profil: 20–80 MA, Bauwirtschaft mit Saison"
  quelle: Sales-Call "Urlaubsplanung auf Papier"
estimate_eng_tage: 36
abhängigkeiten:
  - kern/01-zeiterfassung              # Abwesenheit blockiert Stempel-Einträge am Tag
  - kern/02-arbeitszeit-compliance     # Urlaub zählt auf Soll an, reduziert ÜS-Konto
  - kern/08-dienstplanung              # Genehmigung nur bei Schicht-Freigabe

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2. Kontext & Problem

Marktrealität (DE-Handwerk). Urlaubsplanung im Handwerk ist saison-getrieben (Winterpause Bau, Sommer-Peak SHK-Heizungswartung). In 80 % der KMU geschieht das auf Papier-Kalender im Büro, per WhatsApp oder in einer Excel-Tabelle mit farbigen Zellen. Folge: Überschneidungen werden erst gemerkt, wenn die Baustelle leer ist. Krankmeldung (seit 2023 eAU-Pflicht: Arbeitgeber ruft elektronisch bei der GKV ab, §109 SGB IV) wird regelmäßig vergessen, weil niemand im Büro das TI-Portal kennt. Sonderurlaub (Hochzeit, Umzug, Todesfall naher Angehöriger) wird „großzügig gewährt“, aber nie im System erfasst — Nachweis bei Lohnsteuer-Prüfung fehlt.

Schmerzpunkt der Alt-App. LESSONS-LEARNED §7 erwähnt: Urlaubsanträge waren als requestType = 'URL' im timeEntries-Baum gemischt, kein separates Modell. Ergebnis: Ein Urlaubstag, den ein Mitarbeiter zusätzlich noch abstempelte, erzeugte ein Ghost-Ist von 8 h. eAU existierte gar nicht — Arbeitsunfähigkeit wurde per hand als Null-Stempel eingetragen. Genehmigungslogik war eine Bool-Spalte approved ohne Workflow-State, ohne Ablehnungsgrund, ohne BR-Zustimmungsprotokoll.

Erwarteter Outcome.

• Antrag zu Genehmigung < 24 h (heute: 3–10 Tage, weil Papier im Büro liegt).
• eAU-Abruf automatisch, mit Fallback bei GKV-Timeout (manuelle Erfassung + Auditpunkt).
• Urlaubskonten transparent mit Verfallslogik nach BUrlG § 7(3) + BAG-Urteil 31.01.2023 (9 AZR 244/20 „Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit“).
• DSGVO Art. 9: Krankheitsdaten strikt getrennt, Zugriff protokolliert, nie in Statistiken nicht-anonymisiert.
• Familien-Kalender-View für Monteure: „kann ich nächste Woche frei nehmen?“ ohne Manager-Call.

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3. Personas & Rollen

Rolle	Aktion	Scope	Plattform
Mitarbeiter	Antrag stellen, Status verfolgen, Restanspruch sehen, eAU nachreichen (Foto als Fallback)	own	📱🌐
Manager	Genehmigen/ablehnen, Team-Urlaubskalender, Engpass-Warnung	team	📱🌐
HR	Sonderurlaub-Kategorien pflegen, Sperrzeiten setzen, eAU-Abruf prüfen, Korrekturen	all	🌐
Admin	Tarifliche Anspruchsregeln, BR-Zustimmung dokumentieren	all	🌐
Buchhaltung	Lese-Zugriff für Lohnabrechnung (DATEV-Export Feinkonzept §3.7)	all	🌐

Persona-Skizzen.

• Hannes Krüger (Monteur, 38, Maler-Geselle, Musterbetrieb-Maler) — plant Familienurlaub Pfingsten 2026, will Montag mittag per Handy einen Antrag stellen, hat keine Lust, das Büro anzurufen. Stammdaten: 30 Urlaubstage/Jahr (TV Bau, 5-Tage-Woche), Rest 19, davon 4 aus Vorjahr mit Verfall 31.03.
• Sabine Maier (Managerin, 45) — muss in KW 27 entscheiden, ob sie Hannes freigibt oder nicht, weil am 08.06. ein großes Fassadenobjekt startet und sie zwei Geselle braucht. Arbeitet am Tablet, will Ampel-Kalender.
• Frau Müller (Buchhaltung, 56) — generiert Krankenquote für DATEV-LODAS-Export, braucht zuverlässige Abwesenheitsarten-Mapping zu DATEV-Lohnarten (100 = Gehalt, 200 = Krank, 300 = Urlaub, 400 = Sonderurlaub), hat heute 3 verschiedene Excel-Tabellen.
• Thomas Schmidt (Bauleiter, 52) — meldet selten Krank, aber 19.04. war er beim Zahnarzt. System muss seine eAU automatisch in 24 h haben.

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4. User-Stories

US-01 [MVP]   Als Mitarbeiter möchte ich einen Urlaubsantrag vom Handy stellen
              und sofort sehen, wie viele Resttage nach Genehmigung übrig bleiben,
              um vor dem Absenden keine Überraschung zu erleben.

US-02 [MVP]   Als Manager möchte ich in einer Team-Kalender-Ansicht sehen, wer
              im Antragszeitraum bereits frei ist, bevor ich genehmige —
              damit ich keine Baustelle lahmlege.

US-03 [MVP]   Als Mitarbeiter möchte ich meine Krankmeldung per eAU-Pull
              automatisch gemeldet bekommen, damit ich beim Arztbesuch nichts
              weiteres tun muss als dem Arzt zu sagen „elektronisch".

US-04 [MVP]   Als HR möchte ich gesetzeskonform den Verfall von Urlaub
              vermerken und Mitarbeiter auf den drohenden Verfall hinweisen
              (BAG 9 AZR 244/20), damit der Arbeitgeber nicht haftet.

US-05 [V1]    Als Manager möchte ich Sperrzeiten für Teams definieren können
              (z. B. „Hochphase Fassaden KW 23–27 — max. 1 Person in Urlaub"),
              damit das System Anträge vorfiltert.

US-06 [V1]    Als Mitarbeiter möchte ich Sonderurlaub (Hochzeit, Umzug, Tod)
              mit korrekter TV-Bau-Kategorie beantragen können, ohne das
              Regelwerk auswendig zu kennen.

US-07 [V1.5]  Als Admin möchte ich Bildungsurlaub nach Landes-Bildungsurlaubs-
              gesetz konfigurierbar gewähren (5 Tage NRW, 5 Tage Bayern eingeführt 01/2025).

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5. Funktionale Anforderungen

5.1 Mobile (📱)

• F-M-01 Urlaubsantrag: Zeitraum (von/bis inkl. halber Tage), Kategorie (Urlaub / Sonderurlaub / unbezahlt), Vertretung wählen (optional), Notiz (optional). Vor Absenden: Vorschau „nach Genehmigung verbleiben X Tage“.
• F-M-02 eAU-Meldung: „Ich bin krank“ → sendet Trigger an Backend → Backend pollt GKV-Schnittstelle alle 30 min für 72 h. Fallback: Foto der AU hochladen (Zwischenschritt, verschlüsselt abgelegt, Löschung nach eAU-Eingang).
• F-M-03 Kalender-Strip der nächsten 60 Tage mit Status-Pins (genehmigt, offen, abgelehnt, eAU). Tap → Detail.
• F-M-04 Restanspruch-Kachel „Ich habe noch: 19 Tage, davon 4 bis 31.03.2027“ inkl. Hinweis bei drohendem Verfall < 45 Tage.
• F-M-05 Push bei Status-Wechsel (genehmigt / abgelehnt mit Grund / eAU erfolgreich abgerufen).

5.2 Web (🌐)

• F-W-01 Team-Urlaubskalender: Heatmap 12-Monate-Grid, Filter Team/Qualifikation, Engpass-Warnung (rot, wenn < 60 % Team anwesend).
• F-W-02 Genehmigungs-Inbox für Manager: Liste offener Anträge, Bulk-Genehmigung (bis 10), Ablehnung mit Pflichtfeld „Begründung“.
• F-W-03 HR-Ansicht Urlaubskonten-Matrix: alle MA, Soll/Ist/Rest/Verfallsdatum, Bulk-Import CSV (Migration Alt-System).
• F-W-04 eAU-Cockpit: offene Pulls, TI-Timeouts, manueller Nachforder-Button.
• F-W-05 Sperrzeiten-Editor: Baustein-Formular (Team, Zeitraum, max. gleichzeitig, Override-Regel).
• F-W-06 Report „Fehlzeitenquote“ monatlich (Krankenquote DSGVO-konform aggregiert, keine Einzel-Identifikation bei < 5 MA pro Team).

5.3 Cross-Plattform (🔄)

• F-X-01 Antrag-Statusmodell: draft → submitted → approved|rejected|withdrawn (append-only Historie).
• F-X-02 Familien-Kalender-Export: iCal-Feed je Mitarbeiter (signed URL, pro Device revokable).
• F-X-03 Genehmigte Abwesenheit blockiert Stempeln (kern/01) am betreffenden Tag, außer HR überschreibt mit Audit-Pflicht.

5.4 Admin

• F-A-01 Tariflicher Urlaubsanspruch pro Lohngruppe (TV Bau: 30 Tage gewerblich ab 2. Jahr) mit Jahres-Rollover-Regel.
• F-A-02 Kategorien-Mapping zu DATEV-Lohnarten (§3.7) — Vorlage für „Musterbetrieb-Maler“ und „SHK-Gebrüder-Schmidt“ mitgeliefert.
• F-A-03 GKV-Abruf-Konfiguration (Betriebsnummer, TI-Zertifikat-Upload, Timeouts).

5.5 Roadmap-Schichtung

Anforderung	MVP	V1	V1.5	V2
F-M-01 Antrag	✅
F-M-02 eAU-Trigger	✅
F-M-03 Kalender-Strip	✅
F-M-04 Restanspruch	✅
F-W-01 Team-Kalender	✅
F-W-02 Genehmigungs-Inbox	✅
F-W-03 HR-Matrix	✅
F-W-04 eAU-Cockpit	✅
F-W-05 Sperrzeiten		✅
F-A-03 GKV-Konfig	✅
Bildungsurlaub Länder			✅
Mutterschutz/Elternzeit				✅

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6. Mockups & Flows

HTML-Hero-Mockup: 03-abwesenheiten.html — Mobile (Antrag Pfingst-Urlaub Hannes) und Web (Genehmigungs-Inbox + Team-Kalender Sabine) Side-by-Side.

6.1 Mobile — Urlaubsantrag (Schritt 1)

┌────────────────────────────────┐
│ ←  Urlaubsantrag         ⓘ     │
│ 🛡 DSGVO · BUrlG · TV Bau       │
│────────────────────────────────│
│  Restanspruch                  │
│  ┌──────────────────────────┐  │
│  │ 19 / 30 Tage             │  │
│  │ davon 4 verfallen 31.03  │  │
│  └──────────────────────────┘  │
│                                │
│  Zeitraum                      │
│  ┌─────────────┐ ┌───────────┐ │
│  │ Mo 25.05.26 │ │Do 04.06.26│ │
│  └─────────────┘ └───────────┘ │
│  = 8 Werktage                  │
│                                │
│  Kategorie                     │
│  (•) Erholungsurlaub           │
│  ( ) Sonderurlaub              │
│  ( ) Unbezahlt                 │
│                                │
│  Vertretung (optional)         │
│  [ Frank Demir          ▼ ]    │
│                                │
│  Notiz                         │
│  [ Familienurlaub Ostsee    ]  │
│                                │
│  ▼ Nach Genehmigung: 11 Tage   │
│  ⚠ KW 22 sind bereits 2 MA auf │
│     Urlaub · Manager entscheidet│
│                                │
│  [ Abbrechen ] [ ✓ ANTRAG ]    │
└────────────────────────────────┘

6.2 Mobile — Restanspruch-Kachel mit Verfallshinweis

┌────────────────────────────────┐
│ Urlaub                         │
│────────────────────────────────│
│                                │
│    19                          │
│    ─────────                   │
│    Tage frei                   │
│                                │
│  von 30 Jahres-Anspruch        │
│  bereits 8 genommen, 3 geplant │
│                                │
│  ⚠ Achtung Verfall             │
│  ┌──────────────────────────┐  │
│  │ 4 Tage aus 2025 verfallen│  │
│  │ am Di 31.03.2026 (§7(3)  │  │
│  │ BUrlG, BAG 9 AZR 244/20) │  │
│  │                          │  │
│  │ [ Antrag jetzt stellen ] │  │
│  └──────────────────────────┘  │
│                                │
│  eAU-Status: kein Eintrag      │
│  (letzte AU 03.02.2026, 2 Tage)│
└────────────────────────────────┘

6.3 Web — Genehmigungs-Inbox Manager

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ musterbetrieb-maler › Abwesenheiten › Genehmigungs-Inbox   Sabine Maier      │
│ 🛡 DSGVO Art. 9 · BUrlG · BetrVG §87(1)5 · BR-Zustimmung 02/2026             │
│──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│  Offen [ 4 ]   Genehmigt [ 12 ]   Abgelehnt [ 1 ]   eAU-Pulls [ 2 offen ]    │
│                                                                              │
│  [✓] MA               Zeitraum         Tage  Art      Engpass  Aktion        │
│  [ ] Hannes Krüger    Mo 25.05–04.06   8     Urlaub   ⚠ KW 22  [Detail][✓][✗]│
│  [ ] Mehmet Yılmaz    Mi 06.05–08.05   3     Urlaub   ok       [Detail][✓][✗]│
│  [ ] Frank Demir      Fr 22.05         0,5   Sonder.  ok       [Detail][✓][✗]│
│  [ ] Jonas Brehm      Mo 01.06–05.06   5     Bildung  —        [Detail][✓][✗]│
│                                                                              │
│  [ Bulk genehmigen (0) ]                                        [ CSV ]      │
│──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│  Team-Kalender KW 21–27   (2026)                                             │
│  Name          M D M D F | M D M D F | M D M D F | M D M D F | M D M D F    │
│  Hannes        · · · · · | U U U U U | U U U · · | · · · · · | · · · · ·    │
│  Mehmet        · · · · · | · · · · · | · U U U · | · · · · · | · · · · ·    │
│  Frank         · · · · · | · · · · · | · · · · S | · · · · · | · · · · ·    │
│  Thomas        · · · · · | · · · · · | · · · · · | · · · · · | · · · · ·    │
│  Andreas       · · · · · | · · · · · | · · · · · | · · · · · | · · · · ·    │
│  …                                                                           │
│  Legende: U=Urlaub S=Sonder K=Krank (eAU) B=Bildung ▲=Anwesend=<60% (rot)   │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

6.4 Web — HR-Urlaubskonten-Matrix

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ HR › Urlaubskonten 2026                                    Frau Müller       │
│──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ MA              Soll  Rest-VJ  Neu26  Genommen  Offen  Rest  Verfall         │
│ Hannes Krüger   30    4        30     8         8      19    31.03.26 → 4T   │
│ Mehmet Yılmaz   30    2        30     4         3      25    —               │
│ Frank Demir     30    0        30     2         0      28    —               │
│ Thomas Schmidt  30    6        30     0         0      36    ⚠ 31.03.26 → 6T │
│ Jonas Brehm     28    0        28     0         5      23    — (JArbSchG §19)│
│ Σ 18 MA         …                                                            │
│                                                                              │
│  [ CSV-Export ]  [ BUrlG-Hinweis verschicken (3 MA mit Verfall) ]            │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

6.5 Web — eAU-Cockpit

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ HR › eAU-Cockpit                            GKV-Schnittstelle · letzte 15 min│
│──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│  Pending Pulls                                                               │
│  MA              Trigger         Kasse      Status       Seit    Aktion      │
│  Thomas Schmidt  Mo 19.04 08:15  TK         ⏳ retry 3   5:12 h  [Nachpol.]  │
│  Andreas Wirth   Fr 16.04 11:04  AOK-Bay    ✓ empfangen  —       [Anzeigen]  │
│  Frank Demir     Do 15.04 06:48  Barmer     ✗ not_found  98 h    [Manuell ↑] │
│                                                                              │
│  [ Manuelle Erfassung starten ]  [ Log GKV-TI ansehen ]                      │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

6.6 Mobile — Krankmeldung (eAU-Trigger)

┌────────────────────────────────┐
│ ← Ich bin krank                │
│────────────────────────────────│
│                                │
│   Krankmeldung starten         │
│                                │
│  Arzt war                      │
│  (•) Heute                     │
│  ( ) Gestern                   │
│  ( ) Anderes Datum  ▼          │
│                                │
│  Gehe ich zum Arzt?            │
│  [ Ja, elektronisch (eAU) ]    │
│  [ Ich reiche AU als Foto  ]   │
│                                │
│  ▼ Was passiert danach?        │
│  • Werkszeit fragt deine Kasse │
│    in den nächsten 72 h ab     │
│  • Du siehst den Status hier   │
│  • Kein Stempeln für heute     │
│                                │
│  [ Abbrechen ] [ KRANK MELDEN ]│
└────────────────────────────────┘

---

7. Datenmodell

Drift (Flutter-lokal) + Drizzle (Server). Abwesenheiten sind ein eigenständiges Aggregat, nie in time_entries gemischt (Lesson Alt-App).

class AbsencesTable extends Table {
  TextColumn get id => text()();                             // UUID v7
  TextColumn get tenantId => text()();
  TextColumn get employeeId => text()();
  TextColumn get category => text()();                       // vacation | sick | special | unpaid | education | maternity | parental
  DateTimeColumn get startDate => dateTime()();              // inklusive, lokale TZ
  DateTimeColumn get endDate => dateTime()();                // inklusive
  RealColumn get days => real()();                           // berechnet, inkl. halber Tage
  TextColumn get status => text()();                         // draft | submitted | approved | rejected | withdrawn
  TextColumn get substituteId => text().nullable()();        // Vertretung
  TextColumn get note => text().nullable()();
  TextColumn get createdBy => text()();
  DateTimeColumn get createdAt => dateTime()();
  TextColumn get approvedBy => text().nullable()();
  DateTimeColumn get approvedAt => dateTime().nullable()();
  TextColumn get rejectionReason => text().nullable()();
  TextColumn get eauSource => text().nullable()();           // gkv_ti | photo | manual
  DateTimeColumn get eauReceivedAt => dateTime().nullable()();
  TextColumn get hashPrev => text().nullable()();
  TextColumn get hashSelf => text()();                       // SHA-256
}

class AbsenceBalancesTable extends Table {                   // Jahresanspruch-Konto
  TextColumn get id => text()();
  TextColumn get tenantId => text()();
  TextColumn get employeeId => text()();
  IntColumn get year => integer()();
  RealColumn get entitlement => real()();                    // 30 Tage TV Bau
  RealColumn get carryOverPrevYear => real()();              // § 7(3) BUrlG
  DateTimeColumn get carryOverExpiresAt => dateTime().nullable()();
  RealColumn get taken => real()();
  RealColumn get scheduled => real()();
}

class AbsenceLockPeriodsTable extends Table {                // Sperrzeiten
  TextColumn get id => text()();
  TextColumn get tenantId => text()();
  TextColumn get teamId => text().nullable()();
  DateTimeColumn get startDate => dateTime()();
  DateTimeColumn get endDate => dateTime()();
  IntColumn get maxConcurrent => integer()();                // max. gleichzeitig auf Urlaub
  TextColumn get reason => text()();
}

Server-seitig zusätzlich:

• eau_pulls (Triggered-Pulls an GKV TI, retry-Counter, Response-Log verschlüsselt)
• absence_audit_log (jeder Statuswechsel mit Hash-Chain hash_prev/hash_self, GoBD)
• RLS: tenant_id = current_setting('app.tenant')::uuid. Zusätzlich für category='sick' eine separate Policy: nur HR und Mitarbeiter selbst, nicht Manager (DSGVO Art. 9: besondere Kategorie).

Retention. Urlaubsanträge 10 Jahre (GoBD, Lohnsteuer-Belege). eAU-Rohdaten: 6 Monate in primären DB, danach verschlüsselt archiviert, Schlüssel-Escrow bei HR. Foto-AUs löschen binnen 30 Tage nach eAU-TI-Eingang (DSGVO-Datenminimierung).

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8. Geschäftslogik & Regelwerk

Anspruchsberechnung. Neues Jahr = Entitlement (Tarifvertrag) + Carry-over aus Vorjahr, capped an tarifliches Maximum. Verfallsdatum der Carry-over-Tage = 31.03. des Folgejahres, außer der Arbeitgeber hat nicht nachweislich aufgefordert und hingewiesen (BAG 9 AZR 244/20) — dann Verfall ausgesetzt. Das System erzwingt Aufforderung: Automatischer E-Mail/In-App-Hinweis an MA, Empfangsnachweis gespeichert, HR-Checkbox „Alle aufgefordert“ vor Jahreswechsel.

Antrag-Workflow.

1. MA erstellt Antrag (Status draft lokal, bis Submit).
2. Submit → submitted. Validierung server-seitig: Restanspruch ausreichend? Zeitraum nicht in Sperrzeit (außer Override)? Nicht überlappend mit genehmigter Abwesenheit?
3. Manager-Notification via Push/E-Mail. Manager entscheidet → approved|rejected.
4. Approval setzt in kern/01-zeiterfassung einen Day-Block (keine Stempelung möglich, außer HR-Override mit Begründung).
5. Withdraw (durch MA) nur in Status submitted oder approved bis Start-Datum, wird als neuer Log-Eintrag geschrieben, nicht gelöscht.

eAU-Pull. Trigger = „Ich bin krank“ Event. Backend-Queue startet einen 30-min-Pull gegen GKV-TI pro MA, bis max. 72 h. Bei Treffer: eau_received_at gesetzt, Abwesenheit automatisch auf approved. Bei Kein-Treffer nach 72 h: HR-Eskalation („Mitarbeiter nach AU fragen / Abmahnung prüfen“). Fallback Foto-AU: MA lädt AU-Scan hoch, HR muss in 5 Werktagen manuell prüfen, Datei wird nach eAU-Eingang gelöscht.

Sperrzeiten. Manager/HR definieren {team, start, end, maxConcurrent}. Neuer Antrag in Sperrzeit: zuerst prüfen ob count(approved) < maxConcurrent, sonst Antrag mit Status submitted aber Kennzeichnung „Engpass“ — Manager sieht rotes Icon und muss explizit overriden.

DSGVO Art. 9. Krankheitsdaten: Zugriff nur HR + MA selbst. Manager sieht Kategorie „Abwesenheit“ aber nicht „Krank“ vs. „Urlaub“ in Team-Listen — außer Manager gehört zu Rolle HR ebenfalls. Report-Aggregation: Bei Team < 5 MA wird Krankenquote geblurred (< 5 MA, keine %-Zahl).

DATEV-Mapping. Kategorien →

vacation      → Lohnart 300 (bezahlter Urlaub)
sick          → Lohnart 200 (bezahlt §3 EntgFG 6 Wochen)
sick > 42 Tage → Lohnart 210 (Krankengeld-Zuschuss / unbezahlt)
special       → Lohnart 400 (bezahlter Sonderurlaub TV Bau §6)
unpaid        → Lohnart 500 (unbezahlte Freistellung)
education     → Lohnart 410 (Bildungsurlaub, bezahlt nach LBG)

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9. Akzeptanzkriterien (Gherkin)

Happy Path — Urlaubsantrag Hannes

Feature: Urlaubsantrag stellen, Restanspruch prüfen, Manager genehmigt

  Scenario: Hannes stellt am 19.04.2026 Antrag für Pfingsten
    Given Hannes hat Restanspruch 19 Tage (davon 4 Verfall 31.03.2027)
    And  Sperrzeit "Fassaden KW 23–27 max 1 MA" ist aktiv
    When Hannes Antrag "25.05.–04.06.2026, Erholungsurlaub" sendet
    Then im Team-Kalender erscheint der Antrag als "Engpass" gelb
    And  Manager Sabine erhält eine Push-Benachrichtigung
    When Sabine den Antrag öffnet
    Then sie sieht: 2 MA sind in KW 22 bereits genehmigt → Konflikt markiert
    When Sabine mit Begründung "Baustelle pausiert in KW 22" genehmigt
    Then der Antrag wird auf "approved" gesetzt (append-only)
    And  Hannes erhält Push "Urlaub genehmigt, Rest 11 Tage"
    And  in kern/01 (Zeiterfassung) sind die Tage 25.05.–04.06. blockiert
    And  im audit_log steht `approval` mit hash_self SHA-256

Grenzfall 1 — eAU-Timeout & Fallback

Scenario: GKV antwortet nicht binnen 72 h, Hannes reicht Foto nach
  Given Hannes meldet "Ich bin krank" am Mo 19.04.2026 07:30
  And   Backend startet GKV-Pull alle 30 min
  When 72 h vergangen sind ohne Treffer
  Then HR-Cockpit zeigt "Frank Demir: not_found" in Rot
  And  Mitarbeiter bekommt Hinweis "Bitte AU als Foto einreichen"
  When Hannes lädt AU-Foto hoch
  Then Datei wird verschlüsselt (AES-256, Schlüssel Schlüsselverwaltung HR)
  And  Status "photo" wird gesetzt
  And  HR prüft manuell, genehmigt, `eau_received_at` gesetzt
  And  Foto wird 30 Tage nach Einlesung automatisch gelöscht

Grenzfall 2 — BUrlG-Verfall ohne Aufforderung

Scenario: Arbeitgeber hat nicht aufgefordert, Verfall ausgesetzt (BAG 9 AZR 244/20)
  Given Thomas Schmidt hat 6 Tage Resturlaub aus 2025
  And  Das System hat bis 15.02.2026 keinen Aufforderungs-Log gesendet
  When die Jahres-Rollover-Task am 31.03.2026 läuft
  Then die 6 Tage werden NICHT verfallen gesetzt
  And  ein HR-Eintrag "Verfall ausgesetzt — §7(3) BUrlG BAG 9 AZR 244/20" wird erzeugt
  And  Thomas' Konto zeigt "6 Tage, kein Verfallsdatum (Aufforderung fehlt)"

Grenzfall 3 — DSGVO Art. 9 Scope-Isolation

Scenario: Manager sieht Krankheit nur als "Abwesenheit", nicht als "Krank"
  Given Frank Demir ist am 15.04.2026 krank gemeldet (eAU)
  And  Manager Sabine (keine HR-Rolle) öffnet Team-Kalender
  When sie 15.04.2026 anschaut
  Then sieht sie "Abwesend" grau
  And  NICHT das Wort "Krank" oder "AU"
  When Frau Müller (HR) denselben Tag öffnet
  Then sieht sie "Krank eAU, TK"
  And  ein Zugriffs-Log wird geschrieben (DSGVO Art. 30)

Grenzfall 4 — Multi-Tenant Isolation 404

Scenario: Antrag aus anderem Tenant
  Given Tenant musterbetrieb-maler und shk-gebruder-schmidt
  And   Hannes hat einen Antrag in musterbetrieb-maler
  When ein Request mit Hannes' Antrag-ID gegen shk-gebruder-schmidt gestellt wird
  Then antwortet Server mit 404 (nicht 403, um Existenz nicht zu bestätigen)
  And  RLS-Policy blockt auf DB-Ebene, nicht nur Application-Schicht

Grenzfall 5 — Month-Lock nach GoBD

Scenario: Ein vergangener Monat ist gesperrt
  Given Der März 2026 wurde am 15.04. GoBD-festgeschrieben (§3.7 Rechnungsstellung)
  When HR versucht, einen Urlaubstag 20.03. rückwirkend zu setzen
  Then Server antwortet mit 423 "Monat gesperrt"
  And  HR bekommt Option "Korrektur-Lauf anfordern" (Supersedes-Eintrag, nicht Update)
  And  der neue Eintrag referenziert die Original-ID via `supersedes_id`

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10. Nicht-funktionale Anforderungen

• P95 Antrag-Submit < 350 ms (reine DB-Write, GKV-Pull asynchron).
• P95 Team-Kalender < 600 ms für 12-Monate / 50 MA.
• eAU-Pull Worst-Case 72 h bis Fallback — SLA gegen GKV-TI ist extern, wir SLA gegen unser Retry.
• Push-Delivery < 30 s bei Statuswechsel (App Badge Update).
• Offline-Fähigkeit: Antrag auf iPhone im Keller erstellbar (Draft lokal, Submit beim Reconnect, idempotent via UUID v7).
• BFSG/WCAG 2.2 AA: Kalender-Heatmap mit Textmuster-Alternative (nicht nur Farbe), Screen-Reader liest „Mo 25.05. genehmigter Urlaub Hannes Krüger“.
• Sprach-Barrierefreiheit: Deutsch Pflicht, Türkisch und Polnisch als Anzeige-Sprache ab V1 (Monteure DE-Handwerk).

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11. Compliance-Mapping

Regelwerk	Pflicht	Umsetzung
BUrlG §7(3)	Verfall Urlaub	Auto-Aufforderung 45 d vor Jahreswechsel, Empfangs-Log
BAG 9 AZR 244/20	Hinweisobliegenheit	Verfallsdatum nur aktiv, wenn Aufforderungs-Log vollständig
EntgFG §3	Lohnfortzahlung 6 W bei Krank	Status-Wechsel auf Tag 43 → Lohnart 210 im DATEV-Export
SGB V §109	eAU elektronisch	GKV-TI-Pull, Betriebsnummer pro Tenant, TI-Zertifikat-Rotation
DSGVO Art. 9	Gesundheitsdaten	Separate RLS-Policy category='sick' → nur HR + Selbst
DSGVO Art. 30	Verarbeitungsverzeichnis	Auto-Log jedes Zugriffs auf eAU-Daten
TV Bau §6	Sonderurlaub-Tatbestände	Katalog vorkonfiguriert, editierbar per Admin
BetrVG §87(1)5	Urlaubsgrundsätze	BR-Zustimmungsdatum pro Tenant, Policy-Versionierung
BetrVG §87(1)1	Ordnung des Betriebs	Genehmigungsregeln sind Policy, BR-approved
MuSchG / BEEG	Stamm-Erfassung	Eigene Kategorie, kein Lohnlauf aus Werkszeit
GoBD §147 AO	10 Jahre Aufbewahrung	append-only Tabelle, S3 Object Lock Compliance
JArbSchG §19	25–30 Tage Azubi-Urlaub	Alters-abhängige Entitlement-Berechnung

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12. API-Verträge (OpenAPI 3.1)

Auszug. Volle Spec siehe openapi/kern/abwesenheiten.yaml.

paths:
  /v1/kern/absences:
    get:
      parameters:
        - name: employee_id
        - name: year
        - name: status
      responses:
        "200": { content: { application/json: { schema: { $ref: '#/components/schemas/AbsenceList' } } } }
    post:
      requestBody:
        content:
          application/json:
            schema: { $ref: '#/components/schemas/AbsenceCreate' }
      responses:
        "201": { headers: { "Idempotency-Key": { required: true } } }
        "409": { description: "Konflikt Sperrzeit / Überschneidung" }
        "422": { description: "Restanspruch unzureichend" }

  /v1/kern/absences/{id}/approve:
    post:
      responses:
        "200": {}
        "423": { description: "Monat gesperrt (GoBD)" }

  /v1/kern/absences/{id}/reject:
    post:
      requestBody:
        content:
          application/json:
            schema: { type: object, required: [reason], properties: { reason: { type: string, minLength: 5 } } }

  /v1/kern/eau/trigger:
    post:
      requestBody:
        content:
          application/json:
            schema: { $ref: '#/components/schemas/EauTrigger' }

  /v1/kern/absences/balances:
    get: { ... }

components:
  schemas:
    AbsenceCreate:
      required: [employee_id, category, start_date, end_date]
      properties:
        id: { type: string, format: uuid }          # UUID v7, client-generiert
        category: { enum: [vacation, sick, special, unpaid, education] }

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13. UI-Komponenten (Design System)

Ausschließlich wz-*-Klassen aus ../assets/werkszeit-design-system.css + components.html:

• wz-frame-mobile / wz-frame-web
• wz-compliance-banner mit Shields BUrlG/DSGVO/GoBD
• wz-card mit wz-card__header für Restanspruch-Kachel
• wz-pill--ok|warn|danger für Status
• wz-table + wz-row--warn für Genehmigungs-Inbox
• wz-kpi-grid mit 4 KPIs (Offen, Krankenquote, Ø Resttage, Verfall-Risiko)
• Neue Spezialkomponente: wz-kalender-heatmap (aus cookbook, hier wiederverwendet), wz-restanspruch-dial, wz-eau-pull-row

Kein Selbstbau von Komponenten ohne DS-Eintrag. Erweiterungen gehen zuerst in components.html #cookbook.

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14. Test-Strategie

• Unit (Drift + Drizzle): Anspruchsberechnung, Carry-over-Verfall, Sperrzeit-Overlap, DSGVO-RLS-Policy.
• Property-based: Zufällige Abwesenheits-Zeiträume × Schaltjahr × DST — Tageszahl-Berechnung muss stimmen (kein 7-statt-8-Tage-Bug wegen 29.03.2026 DST).
• Integration: GKV-TI-Mock (recorded fixtures), Timeout-Path, not_found-Path, success-Path.
• Contract: OpenAPI-Dryrun für jede Response (200/409/422/423/404).
• E2E Patrol (iOS+Android): Hannes-Happy-Path Antrag → Genehmigung → Stempel-Block am 25.05.
• E2E Playwright (Web): Sabine-Bulk-Genehmigung (10 Anträge), Engpass-Warnung.
• Multi-Tenant-Invariant-Test: Ein Test ruft bewusst Tenant A-Antrag über Tenant-B-Context → muss 404.
• DSGVO-Test: Manager-Rolle darf in keinem Endpoint category='sick' sehen (Snapshot-Test über alle Responses).
• Load-Test (k6): 200 gleichzeitige Anträge, Team-Kalender 12 Monate bei 100 MA.

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15. Migrations- & Rollout-Strategie

1. CSV-Import Alt-System. Template mit 12 Spalten (MA-ID, Kategorie, Von, Bis, Tage, Status, …). Bulk-Loader im HR-Cockpit, Dry-Run-Modus mit Konflikt-Report.
2. Feature-Flag module.kern.abwesenheiten default false. Aktivierung pro Tenant im Admin.
3. Pilot: musterbetrieb-maler (25 MA) 2 Wochen mit Schattenbetrieb (Papier + App parallel). Fehler-Budget 1 falscher Antrag / 100.
4. Rollout: GKV-TI-Produktion erst nach Zertifikats-Validierung durch gematik (SLA: 3 Wochen).
5. Rollback: Feature-Flag aus → Read-only, Lese-Zugriff bleibt. Keine Daten-Löschung.

KPIs zur Abnahme:

• 0 falsche Krankenquoten in Pilot
• eAU-Success-Rate > 90 %
• Ø Zeit Antrag → Genehmigung < 24 h
• 0 DSGVO-Zugriffs-Verstöße im Pen-Test

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16. Risiken & Annahmen

Risiko	Wahrsch.	Impact	Mitigation
GKV-TI-Zertifikat-Rotation kaputt	mittel	hoch	Rotation-Reminder 30 d vorher, Dual-Active-Zertifikate
Manager genehmigt flüchtig, Engpass übersehen	hoch	mittel	Engpass-Warnung muss explizit override-bestätigt werden
BAG-Urteil zu Verfall ändert sich	niedrig	hoch	Verfalls-Logik in separater Policy-Tabelle, nicht Code
Foto-AU wird nicht gelöscht	mittel	hoch (DSGVO)	Scheduled Job mit Prüfsumme, Monitoring-Alert bei Misslöschung
BR-Zustimmung fehlt, System läuft	niedrig	sehr hoch	BR-approved-Flag pro Tenant Pflicht vor Aktivierung

Annahmen

• Alle Ziel-Kunden haben Betriebsnummer und können GKV-TI anbinden (true für alle > 5 MA).
• DATEV-Mapping Standard ist für 80 % ausreichend; individuelle Lohnarten pro Tenant im Admin editierbar.
• Azubi-Urlaub JArbSchG (max. 30 Tage bis 16 J., 25 bis 17, Standard ab 18) wird aus Geburtsdatum berechnet — Stammdaten-Pflege ist Verantwortung HR (kern/06).

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17. Referenzkunde / Sales-Narrativ

Profil: 20–80 MA Bauwirtschaft, TV-Bau-gebunden, Saison-Peak Mai–Oktober, heute Excel-Urlaubskalender und Papier-Krankmeldung. Kernfrage im Sales-Call: „Wie viele Resttage hat Monteur X im Juni?“ — Antwort muss heute in 5 s im System stehen, nicht in 30 min Excel-Blätter-Blättern.

Pitch-Mikro-Narrativ: „Mit Werkszeit stellt Ihr Monteur seinen Urlaubsantrag am Frühstückstisch per Handy. Ihr Manager sieht auf dem Tablet sofort, ob die Baustelle dadurch kippt. Ihre HR spart bei jedem Krankheitsfall 15 Minuten TI-Portal. Und bei der Lohnsteuerprüfung ist die Beweiskette lückenlos — 10 Jahre, append-only, BUrlG-konform.“

Referenz-Name: TBD nach Sales-Call „BAG-Deadline-Angst“ Q1/2026.

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18. Nicht-Ziele (Non-Goals)

1. Keine Lohnabrechnung — wir berechnen keine Bezüge, exportieren nur nach DATEV (siehe kern/05 Rechnung / kern/07 Reporting).
2. Keine Entgeltumwandlung — Elternzeit/Mutterschutz nur Stamm, keine ElterngeldPlus-Berechnung.
3. Keine Schwerbehinderten-Zusatzurlaub-Automatik (SGB IX § 208) — wird als Sonderurlaub manuell gepflegt in Phase 1.
4. Kein Abwesenheits-Vertretungs-Mechanismus mit Task-Umverteilung (das macht kern/08 Dienstplanung).
5. Keine Urlaubs-Optimierer-KI („beste Urlaubstage 2026 für Brückentage“) — Spielerei, nicht Compliance.
6. Kein Papier-Formular-PDF-Druck — das wäre Rückschritt, BAG verlangt elektronisch.
7. Keine automatische Krankengeld-Abrechnung ab Tag 43 — Hinweis an HR, manuelle Weiterleitung an Krankenkasse, aber kein Krankengeld-Antrag.
8. Keine eigene TI-Anbindung zu Arzt-Praxen — wir nutzen ausschließlich GKV-Schnittstelle § 109 SGB IV, der Arzt meldet weiter an die Kasse.

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Ende Feinkonzept. Revision 0.1 — 19.04.2026 — Autor: Senior Consultant · Review offen: HR-Compliance + Betriebsrat-Muster + DATEV-Mapping-Abgleich.

Für Entwickler — API-Endpoints8

Methode	Pfad	Auth	Zweck
GET	/v1/kern/absences	bearerAuth	Abwesenheiten auflisten
POST	/v1/kern/absences	bearerAuth	Abwesenheitsantrag anlegen
GET	/v1/kern/absences/{id}	bearerAuth	Einzelne Abwesenheit
POST	/v1/kern/absences/{id}/approve	bearerAuth	Antrag genehmigen
POST	/v1/kern/absences/{id}/reject	bearerAuth	Antrag ablehnen
POST	/v1/kern/absences/{id}/withdraw	bearerAuth	Antrag zurückziehen (MA selbst)
GET	/v1/kern/absences/balances	bearerAuth	Urlaubskonten auflisten
POST	/v1/kern/eau/trigger	bearerAuth	eAU-Abruf starten